Mit Energie in die
eVergabe

Mit Energie in die
eVergabe

Mit Energie in die eVergabe

Strom ist gelb, oder doch grün und damit political correct? So einfach das Produkt, so vielfältig haben sich die Marketingstrategien der Energieversorger entwickelt. Noch mehr Vielfalt bringt die Digitalisierung. Die Umsetzung neuer gesetzlicher Anforderungen, etwa mit Blick auf die Prozess-Automation, geht allerdings auch oft mit einher mit Unübersichtlichkeit und Fragmentierung der IT-Architektur. So manche Applikationslandkarte innerhalb eines Unternehmens sprengt dabei die Vorstellungskraft. Das gilt für die Perspektive des Kunden wie auch für so manche IT-Organisation von Anbietern im Energiesektor und ebenso natürlich auch in anderen Beschaffungsabteilungen im privaten wie öffentlichen Sektor. So auch bei unserem Kunden EWN. Die drei Unternehmen der Gruppe arbeiteten im Rahmen einer heterogenen IT-Systemarchitektur, einer ausgesprochen fragmentierten Applikationslandschaft sowie mit unterschiedlich ausgeprägten Vergabeprozessen im Beschaffungssektor.

Mit dieser Fragmentierung einher ging eine divergierende Sicht der Vergabestellen der Unternehmensgruppe auf die so genannten Muss- und Bewertungs-Kriterien, notwendig zur Abstimmung eines gemeinsamen, bieterneutralen Leistungsverzeichnisses und einem korrespondierenden Bewertungsmodel zur Vergabe eines eVergabe Tools. Der Druck, Prozesse und Methoden effizienter, transparenter und kongruenter zu gestalten wurde für die EWN von außen erhöht. Eine neue Vergabeverordnung verpflichtete alle Vergabestellen für den Oberschwellenbereich (Vergabeverfahren, welche dem voraussichtlichen Auftragswert nach über dem Schwellenwert der EU europaweit ausgeschrieben werden müssen) stufenweise spätestens ab dem Oktober 2018 zur elektronischen Durchführung entsprechender Vergabeverfahren. Im Februar 2017 wurde zusätzlich die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenverordnung- UVgO) publiziert.

Vom ist zum Soll: Der kobaltblau-Ansatz

Am Anfang unseres Projektes stand eine umfangreiche Analyse der bestehenden IT-Systeme und IST-Prozesse der drei Unternehmen EWN, KTE und JEN im Konzernverbund. Es folgte auf dieser Basis die Erarbeitung einer gruppenweiten und bieterneutralen Leistungsbeschreibung mit korrespondierendem Bewertungsmodel sowie die Unterstützung im gesamten Vergabeprozess, welcher sich im Wesentlichen auf eine Qualifikationsstufe (Phase Teilnahmeantrag) und eine Angebotsstufe (Phase Angebot) mit darauffolgenden Bieterverhandlungen verteilte. Zum Abschluss erfolgte die professionelle Bewertung und Unterstützung bei der Erteilung des Zuschlags. Nach Auswahl des Anbieters wurden zuerst die konkreten Handlungsempfehlungen zur Prozessoptimierung sowie Prozessharmonisierung der Häuser umgesetzt. Zudem erfolgte die Steuerung der Implementierung der gewählten eVergabe-Lösung, inklusive Unterstützung in der Testphase, der Schulung der relevanten Mitarbeiter und der Sicherstellung eines fristgerechten und erfolgreichen Go-Live.

eVergabe im Konzernverbund der EWN

Step by step…

Im ersten Projektschritt wurde auf Basis der IST-Analyse ein konsolidiertes Zielbild geschaffen, das eine bieterneutrale, gruppenübergreifende Leistungsbeschreibung ermöglicht. Die Analyse geeigneter Muss- und Bewertungs-Kriterien bildete im Anschluss die Grundlage einer durchgeführten Markterkundung, um die ermittelten Anforderungen und die Kriterienaufteilung auf die Marktverfügbarkeit von Systemen zu prüfen und eine anforderungsgerechte Gewichtungs- und Bewertungsmatrix zur transparenten Vergleichbarkeit der Anbieter und ihrer Lösungen zu ermöglichen.

Ein neutrales Leistungsverzeichnis und entsprechendes Bewertungsmodell diente als Basis für die folgende Ausschreibung und zur Unterstützung bei der Zuschlagserteilung. Im Rahmen der Ausschreibung selbst wurden die Angebote bewertet und gewichtet, Bieterfragen von kobaltblau in Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten aus der EWN Unternehmensgruppe beantwortet und bei der Vergabebegründung unterstützt. Es folgte die Prozessoptimierung auf Basis einer fundierten Analyse aller relevanten Schnittstellen, um überhaupt beurteilen zu können, wo Optimierungspotenziale liegen und wie vor- oder nachgelagerte Systeme ideal integriert werden (können).

Im Rahmen der folgenden Umsetzung der ausgewählten Lösung koordinierte kobaltblau die tatsächliche Umsetzung der Anforderungen an das gewählte Tool, unterstützte bei Abnahmetests sowie der Konzeption und Durchführung von Workshops und Anwenderschulungen und setzte ein professionelles, begleitendes, Change Management Programm auf, dass die Gesamtorganisation kommunikativ bis zum Go-Live begleitete.

Optimiert, automatisiert und einheitlich

Am Ende des gemeinsamen Projektes zur Prozessdigitalisierung standen bei der EWN gruppenweit genutzte Systeme sowie optimierte einheitliche Prozesse, die einen wesentlichen Beitrag zu einer besseren Zusammenarbeit leisten. Weitgehend vollständig automatisierte Prozessabläufe ohne Medienbrüche sorgen für deutlich reduzierte Durchlaufzeiten und setzen Kapazitäten für andere Projekte und Programme im Rahmen der Beschaffungsaktivitäten frei. Einheitliche Bewertungslogiken im implementierten Vergabesystem führen zu nachvollziehbaren und rechtskonformen Entscheidungen und die gruppenübergreifende Angleichung der Applikationslandschaft generiert langfristige Kosteneinsparungen.
Erfolgsgarant im Verlauf des Projektes waren die klare zentrale Steuerung sowie gruppenweite Workshops und eine iterative, also agile, Vorgehensweise zur Systemimplementierung und beim Testing. Belegt wird der Erfolg des Projektes beispielsweise durch eine Reduzierung beziehungsweise Vereinheitlichung von rund 66 Prozent der verwendeten Formulare und 30 Prozent der benötigten Rollen innerhalb der Prozesse.